Si tu es freelance tu as certainement eu des clients qui ont réglé tes factures en retard ou qui ne les ont pas réglées tout court.
Je ne sais pas ce que tu en penses, mais pour moi c’est pénible de passer des heures à envoyer des mails, ou d’appeler un client pour qu’il respecte sa part de l’engagement. Un Freelance passe son temps à chercher des clients, à faire de la communication, à produire, à faire de l’administratif et à faire d’autres tâches. Les semaines sont assez chargées. Nous avons tous des activités que l’on préfère plus que d’autres ou qui sont plus ou moins utiles ou plaisantes. Chasser un client pour se faire payer une facture pour un travail fait il y a deux mois peut vite charger ton agenda et impacter ta trésorerie. Pourquoi ce phénomène existe-t-il ? Je n’ai pas vraiment la réponse à cette question. Je dirais que cela arrive parce que la porte est ouverte, parce que la possibilité est laissée au client, sans mettre en place un mécanisme qui te protège. Dans cet article je vais te donner un guide que j’ai créé au fil des années grâce à mon activité et mes expériences. Le but est que tu sois informé et que tu aies les outils qui te donneront la possibilité de te protéger contre ce phénomène. On va parler des mesures de prévention (proactive) ayant pour but de réduire les chances d’avoir des impayés et des mesures de correction (curative) ou comment récupérer son argent.
1. Transparence et clarté
La transparence et la clarté sont à la base d’une relation humaine saine et durable, que ça soit personnellement ou commercialement. Les deux parties doivent exprimer clairement ce qu’ils attendent de l’autre et ce qu’ils vont faire dans leur collaboration. Le client peut avoir des attentes qu’il n’exprime pas, car il considère que ça fait partie du travail. Nous sommes tous différents, nous avons des profils et des histoires différentes. Ce que je considère normal ou du « bon sens » n’est pas vu de la même façon par tout le monde. Très souvent le client ne sait pas exactement ce qu’il veut. Ce n’est pas son métier. C’est à toi de lui poser les bonnes questions pour l’aider et le guider. Une fois un accord verbal obtenu, mets clairement les attentes dans un contrat. Prends le temps de discuter des modalités de paiement et rajoute-les dans le contrat et/ou sur la facture. Le contrat est indispensable pour une relation commerciale saine et durable.
Ce point ne rentre pas dans les mesures qui te protègent, mais plutôt dans les mesures de prévention. En étant clair et transparent, tu diminues le nombre de causes probables qui génèrent des impayés. Si tu appliques ces principes dans ton business, tu augmentes ta qualité de services, ta relation client et réduis d’autant les risques.
2. La facturation
Si tu es au début et n’as pas beaucoup de clients, tu n’auras pas beaucoup de factures à faire. Tu peux donc faire tes factures avec Excel et les gérer manuellement. Mais une fois que ton activité prend du volume, tu verras vite que c’est mieux d’automatiser le plus possible le processus de facturation. Un outil de facturation et un CRM vont vite devenir indispensables. Cela va te permettre de passer moins de temps à faire des devis et factures et surtout de les envoyer dans les délais convenus avec tes clients. Les freelances ont une tendance naturelle à négliger cette partie. Je faisais aussi cette erreur au début et c’est normal, car je donnais la priorité au travail et surtout aux demandes urgentes, et la facturation passait toujours au second plan. Je prends un exemple concret : avec un de mes clients, j’avais convenu de facturer le dernier jour du mois avec paiement à 30 jours. Comme les fins du mois étaient assez chargées, je n’arrivais pas à envoyer la facture avant le 7-9 du mois suivant. Conséquence : ma facture n’était pas payée 30 jours après la facturation, mais plutôt 45-50 jours après. Pourquoi ? Le service concerné traite et valide les factures qui arrivent les 3-5 jours premier jour de chaque mois et passe ensuite à d’autres activités. Ma facture était donc traitée et validée début du mois suivant. Donc le paiement était fait à la fin du deuxième mois.
Les choses à retenir pour la facturation :
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- Envoie les factures dans les délais convenus avec tes clients.
- Utilise un outil de facturation. Cela sécurise et va te faciliter la vie (tu sauras quand facturer, quand relancer, quand tu dois être payé, déclarer…).
- Rajoute des pénalités de retard sur tes factures.
Une bonne facturation va te faire gagner du temps et diminuer tes chances d’avoir des impayés à long terme.
Si tu appliques bien les points précédents tu réduiras certainement les impayés, mais peut-être pas complètement. Alors, quoi faire quand on doit récupérer son argent ?
3. Les procédures et les sites de recouvrement
Si tu en es là, c’est que le mal est déjà fait, mais il existe un certain nombre de plateformes sur internet qui parlent de comment récupérer ses impayés et/ou qui s’occupent de le faire pour vous. Je ne les connais pas toutes et ce n’est pas le but de cet article. Je vais vous parler de mon expérience. Je ne connaissais rien au recouvrement et ai donc cherché sur internet la bonne procédure. J’ai trouvé sur un site (Recouvrup) la procédure à suivre. Ils proposent plusieurs plans payant avec différentes options, mais aussi un plan gratuit. À l’époque je ne voulais pas payer, je voulais faire la procédure moi-même. J’ai envoyé 3 courriers recommandés à un certain intervalle en joignant à chaque fois la facture et le détail des pénalités. Le résultat a été décevant : je n’ai eu aucune réponse après tout ce temps investi. Et pourtant j’avais suivi les procédures à la lettre.
Comme je ne voulais plus investir de temps dans cette histoire, j’ai fait appel à un cabinet de recouvrement qui demandait 25% de la créance, uniquement s’ils arrivaient à la récupérer. Résultat : en 8 jours j’avais l’argent sur mon compte bancaire. Certes cela a un coût, mais c’est très efficace. Attention toutefois, cela suppose avoir un contrat et une facture, et donc avoir fait un bon travail aux points précédents (« 1. » et « 2. »).
Donc récupérer son argent est possible, mais il faut investir du temps et de l’argent. Il a quand même fallu créer un dossier, faire des copies des échanges avec le client, envoyer le contrat, les factures, les pénalités, les lettres envoyées. Tout ça, c’est du temps et de l’énergie que j’aurais pu mettre dans des activités plus constructives… Je me suis dit qu’une solution pour ne plus avoir d’impayés du tout devrait exister, et sinon qu’il fallait la créer. Ce qui m’amène au point suivant.
4. Le système d’Escrow ou mise en séquestre en français
L’Escrow est un système qui sécurise les transactions quand les parties impliquées ne se connaissent pas assez, pour savoir si elles peuvent se faire confiance et même au-delà, en cas des imprévus (changement de direction, problèmes de trésorerie client …). Un bon exemple que tout le monde connait est eBay. eBay est une marketplace ou des vendeurs et des acheteurs se rencontrent pour faire du commerce. Pourquoi des gens qui ne se connaissent pas feraient des transactions à distance ? Parce que eBay est un tiers de confiance qui est construit sur un système d’Escrow. C’est-à-dire que l’acheteur met l’argent sur un compte de séquestre, le vendeur envoie le produit et après validation de bonne réception par l’acheteur, l’argent est transféré au vendeur. Ce système permet de sécuriser la transaction des deux côtés : le vendeur est sûr que l’argent existe et qu’il le recevra si son produit est livré et correspond à sa description ; l’acheteur est sûr qu’il recevra le produit qu’il a commandé. Attention le point « 1. » est nécessaire pour ne pas avoir de surprises (clarté et transparence dans la description du produit annoncé). Tu vas me dire oui, mais pourquoi tu me parles d’eBay ? Je suis prestataire de services informatiques et je lis cet article pour me documenter sur la protection contre les impayés. Tu as raison, je passe à ce qui nous intéresse.
Il existe un certain nombre des plateformes qui font tiers de confiance pour les freelances. Ces plateformes ont comme but de sécuriser le client et le prestataire. Le principe est simple : le client met les fonds sur un compte de séquestre sécurisé, le prestataire réalise la mission, et à la fin de la mission, les fonds sont débloqués après validation. En pratique, il faut que le projet soit bien défini pour ne pas avoir des discussions à la fin. L’importance du point « 1. » est cruciale, d’autant plus dans le cas d’une prestation de service. Certains clients ne vont pas accepter de travailler avec un tiers de confiance. Est-ce que ce sont ceux qui ne paieraient pas tes factures ? On ne peut pas le savoir.
Je ne connais pas toutes les plateformes qui font tiers de confiance, je ne peux donc pas t’en parler. Cela pourrait être le sujet d’un prochain article. Je peux te parler de ce que je connais. Quand j’ai rejoint la ITfy, j’ai constaté que tous les aspects dont je t’ai parlé dans cet article y sont. ITfy met à ta disposition des templates (trames) avec tous les éléments qu’un projet ou un contrat doit contenir pour pouvoir construire un contrat clair et transparent. Le groupe s’occupe aussi de la facturation et joue le rôle d’un tiers de confiance. Il y a bien sûr beaucoup plus d’aspects positifs à avoir rejoint la communauté, mais ce n’est pas le sujet de cet article.
Si tu veux en savoir plus sur la communauté, je t’invite à me contacter via LinkedIn ou par mail silviu.necoara@itfy.io
Silviu Necoara